Saturday, 10 October 2009

, ,

Sinergisitas pustakawan-mahasiswa-dosen/pegawai: prepare and serve

tulisan ini adalah bagian dari tugas matakuliah PR & Promosi Perpustakaan


Libraries are not made; they grow. - Augustine Birrell


Saya tidak tahu persis kapan perpustakaan Teknik Geologi UGM berdiri. Sepengetahuan saya, perpustakaan jurusan ini ada sebagai peleburan dari perpustakaan-perpustakaan kecil yang sebelumnya ada di laboratorium-laboratorium jurusan. Karena koleksi semakin banyak dan ruangan juga digunakan untuk praktikum, maka muncul perpustakaan jurusan. Letak perpustakaan ini juga berpindah, mengikuti berpindahnya gedung jurusan. Mulai dari Jetis, Skip, Jl. Flora hingga akhirnya ada di Jl. Grafika.

Pengelolanya merupakan pegawai administrasi yang ditempatkan di perpustakaan. Hingga kemudian saya masuk, merupakan karyawan pertama dengan ijazah ilmu perpustakaan. Namun demikian, yang saya ketahui karena lamanya mereka bekerja di perpustakaan, tingkat pengetahuan mereka pada koleksi tinggi, tidak sebatas judul-judul buku namun juga beberapa pokok isi buku yang bersangkutan, terutama buku-buku babon.

Karena merupakan gabungan dari koleksi-koleksi laboratorium, tingkat kunjungan mahasiswa dan dosen relatif tinggi.

Awal-awal bekerja


No furniture so charming as books. - Sydney Smith

Pada awal-awal bekerja di perpustakaan teknik Geologi UGM, ada kelebihan dan kekurangan yang saya rasakan. Ruangan yang sempit, sistem teknologi yang masih tertinggal, sirkulasi udara ruang perpustakaan yang tidak optimal, dan juga belum terkelolanya koleksi digital. Namun demikian saya merasa bahwa pihak manajemen terbuka luas pada ide-ide baru untuk pengembangan perpustakaan.

Sebagai gambaran, perpustakaan teknik Geologi UGM pada awal saya bekerja ada di sudut dalam gedung jurusan. Karena letakknya di dalam ini, maka sirkulasi ruangan mengandalkan AC, tentunya menjadi tidak sehat karena pada kesehariannya ruangan ini dipenuhi oleh banyak mahasiswa. Pangkalan data yang kami gunakan adalah SIPISIS, dimana diketahui merupakan sebuah perangkat otomasi yang masih berbasis DOS.

Koleksi-koleksi digital mulai ada, baik skripsi, tesis, referat maupun artikel-artikel sumbangan dosen. Semakin banyaknya koleksi digital ini menjadi semakin sulit temu kembalinya, karena hanya disimpan dalam hardisk dan dibuka lagi jika ada mahasiswa mencari. Jika mahasiswa hanya menanyakan sebuah subyek artikel tanpa tahu artikel itu ada pada jurnal apa, maka kami akan mengalami kesulitan.

Menentukan sikap

Your library is your portrait. - Holbrook Jackson


Melihat kenyataan yang ada, kami memberanikan diri untuk mengajukan proposal pengembangan perpustakaan. Salah satunya berisi usulan untuk memindah ruang perpustakaan ke tempat sisi luar gedung. Pilihan ini dilakukan dengan alasan bahwa disisi luar gedung akan lebih sehat karena ventilasi udara lebih terjamin. Selain itu juga akan mengurangi ketergantungan pada tenaga listrik, cahaya matahari tentunya akan masuk dan menerangi perpustakaan. Hal ini sangat terasa ketika energi listrik mati

Usulan pindah ruang ini ternyata disetujui, tepatnya pada bulan Februari 2007 perpustakaan teknik geologi pindah ke ruang baru (Ruang 1.1) yang terletak di sisi barat gedung jurusan Teknik Geologi UGM.

Pada perpustakaan ini, saya bekerja 2 orang. Awalnya ada 3 orang, namun 1 orang kemudian dipindah di bagian akademik. Rekan kerja saya telah bekerja lebih dari 10 tahun di perpustakaan. Dalam kegiatan keseharian kawan saya lebih ke pelayanan sirkulasi dan klasifikasi, sementara saya lebih banyak berurusan dengan komputasi dan pengolahan.

Beberapa capaian

Librarians are subversive. You think they're just sitting there at the desk, all quiet and everything. They're like plotting the revolution. --Michael Moore


Ada beberapa capaian pelayanan perpustakaan dalam 2 tahun terakhir:

1. Pindah ruang

Sebagaimana saya ceritakan diatas, berhasilnya perpustakaan pindah ruang merupakan sebuah prestasi sendiri bagi kami. Kami merasa bahwa perpustakaan merupakan unit yang diperhatikan. Tentunya ini merupakan sebuah kepercayaan yang mesti dijaga.

2. Adanya katalog online

Perkembangan teknologi memacu kami untuk berinovasi. Dengan belajar terus, akhirnya saya berhasil membuat katalog kami dapat online di internet pada alamat http://geologi.ugm.ac.id/lib. Sebelumnya, kami menggunakan model “salin katalog”. Model ini kami tawarkan pada mahasiswa yang ingin mengcopi katalog perpustakaan dan mencari koleksi yang ada dirumah. Semacam portable catalog.

Perangkat yang saya gunakan berbasis opensource. Sehingga tidak terasa membebani anggaran perpustakaan.

3. Terbaharuinya sistem otomasi perpustakaan

Melihat SIPISIS sebagai sistem otomasi sudah tidak memadai, maka kami memutuskan untuk mengganti dengan yang lebih baik. Akhirnya terpilihlan Senayan sebagai gantinya, sejak bulan Maret 2009.

4. Adanya repositori koleksi kuliah

Di perpustakaan, kami juga menyediakan komputer sebagai tempat menyimpan materi-materi kuliah yang didapat dari dosen, ataupun file-file yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan lainnya. Dengan komputer ini mahasiswa dapat saling menukar koleksi.

5. Mulai dirintisnya koleksi dan layanan untuk karyawan.

Saat ini kami telah memulai menyediakan koleksi-koleksi yang dapat dikonsumsi oleh karyawan. Misalnya dengan melanggan majalah-majalah umum (National Geographic), surat kabar (mulai pada pertengahan 2007), membeli buku-buku umum, melayani karyawan yang ingin menelusur informasi di internet dan lainnya.

6. Adanya pelayanan internet dan WiFi area di perpustakaan.
7. Adanya sarana blog (http://lib.geologi.ugm.ac.id) dan Grup di Facebook untuk penyebaran informasi perpustakaan.
8. Pelayanan pemesanan, perpanjangan peminjaman menggunakan email/SMS.
9. Tambahan koleksi baru (buku/jurnal) dari berbagai hibah.
10. Koleksi digital (jurnal, buku) bertambah hingga 30GB. Ini kami dapatkan dari mahasiswa, dosen dan pembelian.

Pertambahan koleksi digital dan buku, jurnal tercetak ini sangat menambah kekuatan koleksi perpustakaan.

Memantabkan sinergisitas

I have always imagined that Paradise will be a kind of library. --Jorge Luis Borges

Pada dasarnya masih ada banyak hal yang belum tercapai. Ke depan kami berharap perpustakaan Teknik geologi ugm dapat lebih bermanfaat lagi tidak hanya pada mahasiswa dan dosen berkaitan dengan perkuliahan, tapi juga bagi para karyawan. Bukankan perpustakaan ini memang untuk semua anggota jurusan teknik geologi ugm?

Secara terperinci, capaian-capaian yang masih ingin kami raih adalah:

1. Pelayanan perpustakaan juga mencakup karyawan

2. Adanya pengelolaan local contents yang mumpuni

3. Terkelolanya koleksi digital dengan baik

4. Terkelolanya koleksi jurnal dengan baik

5. Terdayagunakannya teknologi informasi secara lebih optimal untuk pelayanan perpustakaan.

6. Pendidikan pemakai

7. Database tugas akhir mahasiswa dilengkapi dengan abstrak

8. Adanya evaluasi terukur secara berakala

9. Ikut berkontribusi pada pengembangan keilmuan, baik dengan melakukan penelitian sederhana, sebagai tempat penelitian, atau berkolaborasi dengan mahasiswa ilmu perpustakaan.

Selain hal tersebut diatas, untuk mewujudkan prepare and serve kami berupaya menjadi jembatan antara dosen dan mahasiswa, mahasiswa dan mahasiswa dan juga dosen/mahasiswa dengan karyawan. Berbagai macam bentuknya, mulai dari melayani mahasiswa yang bertanya NIP dosen, nomor HP karyawan, menitipkan file, email dosen, menitipkan buku untuk mahasiswa lain. Kemudian karyawan yang bertanya nomor HP mahasiswa, karyawan yang minta dibantu mencari informasi di internel serta hal lainnya.

Kami ingin, motto prepare and serve menjadikan pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Sampai saat ini, meskipun telah ada kemajuan-kemajuan, kami tidaklah boleh berhenti. Perencanaan strategis masih harus kami lakukan untuk dapat mencapai kembali capaian optimal.

Tentunya, dukungan anda akan menjadikan pemicu itu lebih besar lagi. Menempatkan diri menjadi bagian perpustakaan, adalah awal dari membuka kehidupan kita, sebagaimana Rita Mae Brown katakan "When I Got My Library Card, that's when my life began"
Share:

0 komentar:

Post a comment

Terimakasih, komentar akan kami moderasi