Kontrol istilah

Ada sebuah cerita, cerita ini saya adopsi dari sebuah pertanyaan dari seorang rekan di luar kota, mahasiswa Ilmu Perpustakaan yang mengambil skripsi tetang kontrol bahasa/istilah. Secara umum, begini ceritanya:

Ada penulis bernama Annisa Rahmawati, sampai dengan tahun 2000 dia telah menulis 10 buku. Pada tahun 2002, dia dipersunting oleh seorang laki-laki bernama Rachmad Bahari. Karena pernikahan ini maka Annisa Rahmawati mengganti namanya menjadi Annisa Bahari. Pada perkembangnnya, karena sangat kreatifnya si Annisa ini, dia menghasilkan 20 buku lagi dan telah diterbitkan. Buku-bukunya sangat laku di pasaran, selain karena isinya yang ringan dan memikat, juga gaya bahasanya yang mudah di pahami oleh si pembaca mulai dari remaja sampai dewasa. Maklum buku-buku yang dihasilkannya merupakan buku-buku novel yang cukup nyaman dibaca oleh orang-orang remaja sampai dewasa.

Satu ketika ada seorang fans-nya, yang mengagumi tulisan-tulisannya, dan selalu membeli buku-buku karyanya, sampai dengan tahun 2001. Di kampusnya dia iseng searching koleksi di katalog perpustakaan. Mengecek karya sang penulis pujaan. Dia ketikkan Annisa Rahmawati, kemudian dia ENTER.

Kaget betul ketika dia menemukan ada 30 record yang muncul di layar komputer. Ada 20 judul yang belum dia miliki. Namun dalam hati dia bertanya “Kok dari 30 record ada 20 judul yang tertera dengan penulis Annisa Bahari?”. Padahal dia menuliskan Annisa Rahmawati.

Sejurus kemudian dia klik link DETAIL pada record pertama pada judul koleksi yang belum dia miliki. Ternyata ada data tambahan Annisa Rahmawati

Selidik punya selidik, dia kemudian mengetahui jika si Annisa Rahmawati telah menikah dan mengganti namanya dengan Annisa Bahari, mengikuti nama suaminya.

“Berapa jumlah record yang muncul ketika mahasiswa itu mencari dengan kata kunci Annisa Rahmawati?” merupakan pertanyaan yang dilontarkan kepada saya waktu itu. Terus terang cukup mengernyitkan dahi waktu akan menjawabnya. Saya berfikir cukup serius.

Kontrol bahasa, atau kontrol istilah, memang harus diperhatikan bagi para pustakawan. Bagaimana kita mampu menerka seperti apa kira-kira seorang pencari informasi akan mencari dan dengan kata kunci apa saja kiranya mereka menelusur.

Banyak istilah yang berpasang-pasangan, dan sama dalam hal artinya. Baik dalam satu bahasa, maupun dalam lain bahasa. Carbonat misalnya, dalam bahasa indonesia ditulis karbonat. Dalam tesaurus, kata-kata ini, jika mempunyai persamaan arti maka harus dipilih salah satu. Sholat dan sembahyang, dalam tesaurus islam dipilih sholat, karena ini lebih umum digunakan. Sholat Istisqo, merupakan nama sholat untuk sholat yang dilakukan untuk meminta hujan. Istisqo lebih dipilih dari pada istilah Sholat Minta Hujan.

Dalam tesaurus, kita di beri pedoman istilah mana yag mesti kita pilih. Yang mana istilah ini akan sangat membantu dalam meningkatkan kualitas penelusuran informasi.

Perkembangan teknologi informasi membawa perubahan besar pada sendi-sendi keidupan manusia. Kegiatan manual dialihkan kepada kegiatan terautomasi. Mesin, dalam hal ini teknologi mengambil perananan penting dalam kehidupan manusia.

Demikian juga diperpustakaan. Berbagai bentuk mesin dan berbagai variannya muncul untuk memudahkan kegiatan kepustakawanan. Mulai dari administrasi perpustakaan, pencarian koleksi, sirkulasi koleksi, sampai dengan alih media koleksi perpustakaan. Semua tidak bisa dengan begitu saja di ceraikan dari teknologi, terutama teknologi informasi.

Authotiry control, khususnya kontrol bahasa/istilah dalam input metadata koleksi perpustakaanpun juga terkena imbasnya. Jika memang teknologi informasi memegang peranan penting, lalu bagaimna nasib istilah-istilah dalam tesaurus, seperti contoh diatas.
Dalam konteks TI (sebutan untuk teknologi informasi), khususnya dalam program/software penelusuran, maka tidak ada lagi kata terpilih (prefered terms) dan kata tidak dipilih (non-prefered terms). Jika sebuah kata, istilah baik itu dalam kata kunci maupun dalam judul, jika kesemuanya terindeks dalam sistem, maka semuanya menempati posisi yang sejajar. Semakin banyak istilah yang dipakai untuk mewakili isi, maka semakin mudah record tersebut ditemukan.

Dalam koleksi Islam, ketika kita ketikkan sembahyang, maka data yang memuat sholatpun juga akan dimunculkan. Sehingga permasalahan yang ada adalah pada pemakaian bahasa asing atau bahasa indonesia (dari sudut pandang indonesia), bahasa asing (inggris) atau bahasa asli, juga bahasa asli atau sinonimnya. Tentunya kita tidak dapat menerka begitu saja, dengan apa seorang pemakai perpustakaan akan mencari koleksi yang diinginkan. Maka itulah, istilah yang mewakili dokumen perlu kita cantumkan pada waktu entri data.

Mempelajari teknisnya dengan CDS/ISIS
CDS/ISIS, merupakan jenis database yang tua dan populer dalam kegiatan perpustakaan. Pola pencarian database ini dapat dilakukan dengan logika Boelan (Boelan Logic), selain itu programnya yang di sebar secara bebas turut memberi andil dalam pengembangan automasi perpustakaan.

Untuk mempelajari kontrol istilah di atas, kiranya menarik jika dalam pengajaran (kuliah) ilmu perpustakaan diberikan dengan demo. Tidak melulu konsep dan teorinya saja. Contohnya dengan CDS/ISIS. Dalam kasus cerita diatas, seorang dosen mengentry data dalam database CDS/ISIS, kemudian di indeks, dan dilakukan demo pencarian. Maka diharapkan mahasiswa akan lebih memahami konsep-konsepnya dengan mudah.

Kenapa CDS/ISIS?, dengan database ini, dapat diperlihatkan kepada mahasiswa pola pencarian dengan 2 jalan, pertama search, kemudian browse. Dengan search, maka diasumsikan sipencari informasi sudah mengetahui kata kunci apa yang hendak digunakan untuk mencari koleksi. Di dalam pendefisinisian kata kunci ini dapat pula diikuti dengan logika Boelan (or, not, and). Selain itu dengan pencarian dengan browse. Dengan cara ini dapat diperliatkan kepada mahasiswa daftar istilah yang diindeks oleh sistem. Kan kita liat bagaimana sejajarnya posisi kata/istilah ini.